Gestão de pagamentos para viagens de negócios: ferramentas que beneficiam as empresas

Gerir pagamentos de viagens com cartões empresariais não é apenas o futuro da gestão de viagens, mas também a solução mais vantajosa. Aqui porque!

A gestão dos pagamentos digitais durante as viagens corporativas representa uma comodidade e uma vantagem em todos os aspectos: para o funcionário da viagem, para a empresa, para a agência de viagens e para o meio ambiente. Por outro lado, a evolução das tecnologias e dos hábitos, tanto coletivos como individuais, caminha para um futuro sem dinheiro e hoje é um momento decisivo nessa direção. Na verdade, há poucos dias tornou-se obrigatório que todas as empresas aceitassem pagamentos de qualquer valor, mesmo com cartão de crédito. Neste artigo queremos fazer um balanço de por que a gestão de pagamentos de viagens de negócios com circuitos virtuais ajuda a gerir despesas, relatórios e eventuais reclamações.

As empresas gerem as mais díspares despesas, desde viagens a deslocações no local, desde refeições a alojamento. Se multiplicarmos estes rácios de despesas por todos os funcionários que viajam, entendemos como é importante acompanhar e manter todos os movimentos orçamentais juntos. Os cartões corporativos, sejam eles de crédito ou débito, são úteis para manter o orçamento da empresa sob controle. Além disso, os métodos de pagamento digital permitem que todas as despesas realizadas com a conta da empresa sejam rastreadas em um único banco de dados. Graças às ferramentas de aplicação que coletam todas as informações, é possível dividir facilmente custos e despesas de viagem. Desta forma os escritórios administrativos conseguem analisar despesas de viagem e informações relevantes para a gestão de viagens de negócios.

As vantagens de um cartão corporativo vinculado a uma conta em uma plataforma de gestão de viagens são diversas. Aqui está uma lista desses benefícios:

• • Controle de despesas de viagem. Um cartão de empresa para despesas de viagem permite-lhe ter um maior controlo sobre os seus movimentos económicos, mas também uma maior transparência e a possibilidade de analisar despesas de viagem. Graças aos sistemas de pagamento centralizados é possível verificar as transações para evitar despesas não autorizadas ou que não estejam de acordo com a Política de Viagens da empresa.
  • Otimização do trabalho e proteção ao viajante. Poder acompanhar o relatório de despesas em tempo real através de um software de gestão permite reduzir significativamente os adiantamentos solicitados aos colaboradores, graças ao pagamento centralizado das despesas.
  • Redução de custos indiretos. Simplificar o processo de controle de despesas de viagem garante economia de tempo e dinheiro. Um quadro completo e ao mesmo tempo detalhado das despesas de viagem permite que você tenha poder de negociação com os fornecedores.
  • Simplificação de processos. Em certo sentido esta vantagem é transversal às acima elencadas, mas concentremo-nos num aspecto: ter disponível um arquivo digital, actualizado em tempo real com pagamentos a partir da mesma conta e personalizável, garante à administração uma redução decisiva no tempo de consulta seu relatório de despesas.

O software de reserva de viagens representa, portanto, uma solução capaz de facilitar o pagamento de viagens de negócios e aumentar a produtividade de todo o processo ponta a ponta. Para escolher o melhor software de reservas integrado à gestão de pagamentos digitais, primeiro você deve garantir que o aplicativo permite a automatização da gestão de dados, desde reservas até solicitações de reembolso de despesas.

A Alma Travel, empresa italiana especializada na gestão de viagens de negócios, criou o AlmAPP, uma aplicação móvel destinada à digitalização de todo o de viagens de negócios, desde a reserva da viagem até ao reporte de despesas após a viagem de negócios.

O ponto forte desta ferramenta está certamente na capacidade de personalizar a experiência do utilizador, que consegue gerir de forma centralizada todos os pedidos de viagens dos funcionários. A mais-valia do AlmAPP consiste no facto de se integrar 100% com o software de gestão da empresa, permitindo controlar de forma rápida e atempada os custos das viagens. As ferramentas de gestão da Alma Travel são capazes de processar todos os dados e detalhes relacionados às viagens dos funcionários de forma a levar em conta todo o quadro e histórico da informação. Esta consciência é estrategicamente importante para as empresas, que lutam pela otimização dos processos de gestão da empresa e pelo controlo atempado das despesas de viagem.

Outro serviço que nos deixa particularmente satisfeitos é o relatório detalhado das emissões de CO2 que disponibilizamos no momento do pedido, com base no meio de transporte escolhido. Uma mais-valia que oferecemos e que acreditamos poder desempenhar um papel muito importante nas escolhas de decisão corporativa e, portanto, para a comunidade.

Por último, mas não menos importante, nosso certificado ESG com classificação A+ que contribui para ter uma cadeia de fornecedores sustentável no balanço de sustentabilidade ambiental das empresas.