Como adaptar a política de viagens aos hábitos dos viajantes de negócios
As viagens de negócios representam uma componente fundamental para muitas empresas, permitindo-lhes ampliar as oportunidades de negócio e consolidar relações com clientes e parceiros. No entanto, as políticas de viagens corporativas devem ser cuidadosamente concebidas e adaptadas às necessidades dos funcionários, certamente para atingir os objetivos empresariais, mas também para aumentar o bem-estar e o envolvimento dos funcionários. Mas então como devem as empresas adaptar a política de viagens aos hábitos dos viajantes de negócios?
Como conhecer os hábitos dos viajantes de negócios
Refinar a política de viagens não é apenas uma questão de orçamento. Na verdade, a política de viagens tem um impacto direto na produtividade do pessoal, uma vez que esta está intimamente ligada à sua satisfação e bem-estar enquanto se desloca. Funcionários apoiados e considerados tendem a ser mais motivados. Políticas de viagens flexíveis podem reduzir o stress e aumentar a eficiência, contribuindo para um ambiente de trabalho mais positivo.
Compreender os hábitos e preferências dos funcionários é o primeiro passo para melhorar as políticas de viagens. As empresas podem utilizar pesquisas periódicas para coletar dados diretos dos funcionários sobre suas preferências de viagem. Por exemplo, estes questionários poderiam investigar a frequência das viagens que realizam e qual seria a sua frequência ideal; mas também conhecer as preferências de alojamento e meios de transporte mais adequados às suas necessidades. A recolha periódica desta informação ajuda o empregador a identificar áreas a melhorar e a tornar as políticas mais adequadas às necessidades reais.
Além de pesquisas que capturam um momento específico, a análise de dados históricos de viagens pode revelar padrões e tendências úteis. Na verdade, talvez a tendência de longo prazo ajude a tomar decisões mais clarividentes. Dados sobre custos, destinos mais frequentes, duração das estadias e despesas comuns podem fornecer uma visão detalhada das necessidades dos viajantes de negócios, permitindo otimizar as políticas de viagens e selecionar fornecedores. Entrevistas individuais e grupos de discussão oferecem mais uma oportunidade para uma análise qualitativa aprofundada. Essas reuniões permitem discutir diretamente os desafios e expectativas dos colaboradores, proporcionando um panorama completo de suas experiências e necessidades, trazendo também à tona aspectos críticos não destacados nas pesquisas.
Como adaptar a política de viagens aos hábitos dos viajantes de negócios
Uma vez recolhidas as informações necessárias, as empresas podem proceder à adaptação das suas políticas de viagens, fornecendo uma gama de opções que incluem as preferências expressas pelos funcionários. A flexibilidade é um elemento fundamental porque faz com que os colaboradores percebam uma certa autonomia de decisão na organização da sua viagem.
Para que isso aconteça de forma eficaz, mas ao mesmo tempo controlada pelo empregador, deve ser prevista a implementação de ferramentas digitais e aplicações de gestão. As plataformas digitais de fácil utilização devem ser acessíveis a partir de dispositivos móveis e permitir o fácil registo de despesas, reservas diretas e acesso a informação atualizada sobre as políticas da empresa. Este é outro passo crucial para adaptar a política de viagens aos hábitos dos viajantes de negócios, pois não só simplifica o processo de comunicação, mas também torna as viagens mais fáceis de gerir e menos stressantes para os funcionários. A Alma Travel criou a Almapp: uma plataforma altamente flexível dedicada às viagens de negócios . Nossa ferramenta digital permite acesso direto ao maior estoque de tarifas para serviços de viagens corporativas, incluindo tarifas NDC , e você poderá fazer reservas online de forma simples, direta e funcional. Além disso, ao escolher a Almapp, as empresas contribuem para a proteção do meio ambiente, eliminando a necessidade de impressão de documentos de viagem.
Uma política de viagens ainda mais moderna e alinhada às novas expectativas dos colaboradores introduz o conceito de “ bleisure ” entre seus itens. Ao aliar negócios e lazer, as empresas podem satisfazer as necessidades dos colaboradores, especialmente dos mais jovens, que pretendem explorar os destinos para onde viajam em trabalho.
A formação e a comunicação desempenham um papel fundamental na implementação de novas políticas. É essencial garantir que os funcionários estejam bem informados sobre as políticas de viagens e como podem se beneficiar delas. Programas regulares de treinamento e comunicação podem melhorar a conscientização e a adesão às políticas da empresa. Por exemplo, criar guias e recursos facilmente acessíveis que expliquem os procedimentos de relatório de despesas e ofereçam conselhos práticos sobre viagens é uma forma eficaz de garantir que todos estejam na mesma página.