Benefícios dos relatórios detalhados para o planejamento estratégico corporativo
Relatórios detalhados são um pilar fundamental para o planejamento estratégico de viagens corporativas. Cada pessoa envolvida no processo de gestão de viagens é responsável pelas finanças e pelo crescimento e políticas dos negócios. No entanto, manter unidas as escolhas, preferências e ações de cada indivíduo não é uma coisa simples porque, entre as diferentes etapas, infiltram-se dispersões orçamentais, despesas inesperadas e lacunas nos relatórios. As verificações ex post para verificar se os relatórios de despesas foram compilados de acordo com as políticas da empresa já não são suficientes. Com efeito, mais do que nunca, são necessárias ferramentas capazes de recolher todos os dados, lê-los e, assim, identificar antecipadamente as tendências do mercado e o comportamento dos colaboradores em viagens de negócios . É importante questionar o impacto da tecnologia já na fase de planeamento e perguntar como é que a utilização da inteligência artificial garante os benefícios do reporte detalhado para o planeamento estratégico empresarial de recursos económicos e humanos.
Melhor gestão financeira
As soluções tecnológicas, bem como a aplicação de IA na elaboração de relatórios, simplificam operações que de outra forma seriam complexas; Além disso, delimita o espaço de atuação de cada usuário, evitando gastos não autorizados ou destacando custos ocultos que sejam realmente significativos. Portanto, a primeira vantagem óbvia é que as ferramentas digitais garantem o monitoramento oportuno e em tempo real das despesas . Isto também permite calcular o retorno do investimento (ROI) com mais precisão : uma das prioridades que uma empresa considera corretamente. Ferramentas que utilizam IA permitem coletar uma enorme quantidade de dados, ler o histórico conforme necessário e depois fornecer relatórios periódicos que ajudam a organização a entender quais projetos ou atividades geram os melhores resultados em termos de lucro .
Uma gestão rigorosa, bem como relatórios detalhados, contribuem para alcançar este objectivo através da afectação eficiente de recursos, também na antecipação de riscos ou áreas de crescimento . Além disso, com dados detalhados, a empresa pode planejar viagens orçamentárias nos mínimos detalhes com cenários e opções também baseadas em possíveis variações de mercado. Além disso, ter em mãos os relatórios de despesas ajuda a empresa a negociar melhores condições com os fornecedores sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos.
Terceiro ponto: graças a uma visão clara de despesas e receitas, o empregador pode alocar recursos de forma mais estratégica, direcionando-os para as áreas que oferecem maior potencial de crescimento.
A nova fronteira do Travel Manager para análise de dados
A inteligência artificial entrou mais ou menos diretamente em muitos aspectos do gerenciamento de documentos da empresa, desde o marketing até o relacionamento com o cliente. Por que o gerenciamento de viagens deveria ser menor? A recolha em grande escala de dados de viagens, a capacidade de os recolher num único arquivo e dar-lhes uma leitura, disponibilizada à inteligência generativa, permite a esta última fornecer previsões fiáveis sobre a forma como o orçamento será utilizado : um dado histórico transmitido a peneira de IA nos permite ter uma visão global e detalhada que uma mente humana não seria capaz de montar ; pelo menos em pouco tempo. Isso leva a outro benefício que relatórios detalhados graças à IA garantem à empresa. Desta vez não estamos a falar de recursos económicos, mas sim de recursos humanos. O gerente de viagens e a administração não precisam mais analisar manualmente primeiro as reservas dos funcionários e as despesas feitas posteriormente para comparar sua conformidade com as diretrizes da empresa. Como resultado, o departamento de contabilidade também fica aliviado do incômodo fardo de ter que notificar seus colegas sobre quaisquer infrações. Algoritmos de aprendizado de máquina, devidamente treinados, podem enviar alertas em tempo real caso sejam realizados comportamentos que não estejam alinhados com as políticas da empresa.
Vamos passar para outro lado positivo que a empresa pode encontrar na utilização de softwares de Gestão de Viagens. Qualquer planejamento estratégico requer informações precisas e oportunas. O Gestor de Viagens que quiser propor melhorias na política de viagens deverá demonstrar, com documentos em mãos, a real oportunidade dessas mudanças. Essas informações ajudam a identificar oportunidades de crescimento de negócios, possível otimização de gastos com viagens e mudanças no comportamento dos funcionários que viajam. O mesmo se aplica no caso de alterações que beneficiem o bem-estar dos colaboradores viajantes. Falar sobre os novos hábitos ou necessidades dos viajantes para que fiquem mais entusiasmados é mais convincente com dados para apoiar as propostas. Aqui, relatórios detalhados fornecem uma base sólida para a tomada de decisões informadas e estratégicas em relação à política de viagens.
Implementação de ferramentas digitais
O desafio atual é conciliar as vantagens oferecidas pela IA nos processos de reporte com as pessoas. Para maximizar os benefícios de relatórios detalhados, a melhor escolha é adotar ferramentas digitais avançadas, mas supervisionadas por equipes de especialistas . Muitas empresas já estão fazendo isso. Plataformas como o Almapp for Business Travel da Alma Travel , por exemplo, oferecem soluções integradas para gerenciamento e relatórios de despesas de viagem, fornecendo relatórios detalhados e em tempo real. Como já mencionado, essas ferramentas são um importante aliado para o trabalho do Gestor de Viagens, principalmente em suas atividades estratégicas. Ter uma única ferramenta digital disponível não só ajuda a compreender as áreas de melhoria na alocação do orçamento de viagens, mas também permite limitar as escolhas dos funcionários às diretrizes da política de viagens.