Benefici di una rendicontazione dettagliata per la pianificazione strategica aziendale
La rendicontazione dettagliata è un pilastro fondamentale per la pianificazione strategica aziendale delle trasferte. Ogni singola persona coinvolta nel processo di gestione dei viaggi ha una responsabilità sia verso le finanze che verso la crescita del business e le politiche aziendali. Tenere insieme le scelte, le preferenze e le azioni di ogni singolo individuo non è però una cosa semplice perché, tra i diversi passaggi, si insinuano dispersioni di budget, spese impreviste e lacune nella rendicontazione. Non sono più sufficienti i controlli ex-post per verificare se le note spese siano state compilate secondo le politiche aziendali. Anzi sono più che mai necessari strumenti capaci di raccogliere tutti i dati, di leggerli e quindi di individuare le tendenze del mercato e i comportamenti dei dipendenti in trasferta in anticipo. È importante interrogarsi sull’impatto della tecnologia già in fase di pianificazione e domandarsi in che maniera l’uso dell’intelligenza artificiale garantisca i benefici di una rendicontazione dettagliata per la pianificazione strategica aziendale di risorse economiche e umane.
Miglioramento della gestione finanziaria
Soluzioni tecnologiche così come l’applicazione dell’IA nella rendicontazione semplifica operazioni altrimenti complesse; inoltre delimita lo spazio di azione di ogni utente evitando spese non autorizzate o mettendo in luce costi nascosti invece rilevanti. Quindi il primo evidente vantaggio è che i tool digitali assicurano un monitoraggio delle spese puntuale e in tempo reale. Questo consente di calcolare in maniera più precisa anche il ritorno sugli investimenti (ROI): una delle priorità alle quali giustamente guarda un’azienda. Gli strumenti che utilizzano l’AI permettono di raccogliere un’enorme quantità di dati, leggerne lo storico secondo le esigenze e quindi fornire report periodici che aiutano l’organizzazione a comprendere quali progetti o attività generano i migliori risultati in termini di profitto.
Una gestione accurata così come una rendicontazione dettagliata contribuisce a raggiungere tale obiettivo attraverso l’allocazione efficiente delle risorse anche in previsione dei rischi o aree di crescita. Inoltre, con dati dettagliati, l’azienda può pianificare il budget travel nei minimi dettagli con scenari e opzioni in base anche alle possibili variazioni del mercato. Per di più, avere in mano i report delle spese aiuta l’impresa a negoziare migliori condizioni con fornitori senza compromettere la qualità dei servizi offerti.
Terzo punto: grazie ad una visione chiara di spese ed entrate, il datore di lavoro può allocare le risorse in modo più strategico, indirizzandole verso le aree che offrono il maggior potenziale di crescita.
La nuova frontiera del Travel Manager per l’analisi dei dati
L’intelligenza artificiale è entrata più o meno a gamba tesa in molti aspetti della gestione documentale delle aziende, dal marketing alla relazione con i clienti. Perché il Travel Management dovrebbe essere da meno? La raccolta su vasta scala dei dati di trasferta, la capacità di collezionarli in un unico archivio e di darne una lettura, messe a disposizione dell’intelligenza generativa, consentono a quest’ultima di fornire previsioni attendibili su come verrà impiegato il budget: uno storico dati passato al setaccio dell’AI permette di avere una visione complessiva e dettagliata che una mente umana non riuscirebbe a mettere insieme; quanto meno in poco tempo. Questo conduce quindi ad un altro beneficio che una rendicontazione dettagliata grazie all’IA garantisce all’azienda. Non parliamo di risorse economiche stavolta, ma di risorse umane. Il Travel Manager e l’amministrazione non devono più passare manualmente al setaccio le prenotazioni dei dipendenti prima e le spese effettuate dopo per confrontarne la compliance con le linee guida aziendali. Di conseguenza, l’ufficio contabilità è sollevato anche dallo spiacevole onere di dover notificare eventuali infrazioni ai propri colleghi. Gli algoritmi di apprendimento automatico, adeguatamente istruiti, possono mandare alert in tempo reale nel caso in cui vengano effettuati comportamenti non in linea con le politiche aziendali.
Passiamo ad un altro lato positivo che l’azienda può riscontrare nell’ausilio di software per il Travel Management. Qualunque pianificazione strategica richiede informazioni accurate e tempestive. Il Travel Manager che voglia proporre miglioramenti alla travel policy deve dimostrare, carte alla mano, l’effettiva opportunità di quei cambiamenti. Queste informazioni aiutano a identificare opportunità di crescita del business, l’eventuale ottimizzazione della spesa nei viaggi e le modifiche dei comportamenti del personale in trasferta. Lo stesso vale nel caso di modifiche a favore del benessere dei dipendenti in viaggio. Parlare delle nuove abitudini o delle necessità dei viaggiatori affinché siano più entusiasti è più convincente avendo dei dati a supporto delle proposte. Ecco allora che la rendicontazione dettagliata fornisce una base solida per prendere decisioni informate e strategiche in merito alla travel policy.
Implementazione di strumenti digitali
La sfida di oggi è conciliare i vantaggi offerti dall’IA nei processi di rendicontazione con le persone. Per massimizzare i benefici della rendicontazione dettagliata, la scelta migliore è adottare strumenti digitali avanzati ma supervisionati da team di esperti. Molte aziende lo stanno già facendo. Piattaforme come Almapp di Alma Travel per il Business Travel, ad esempio, offrono soluzioni integrate per la gestione delle spese di viaggio e la rendicontazione, fornendo report dettagliati e in tempo reale. Come già accennato, questi strumenti sono un alleato importante per il lavoro del Travel Manager, soprattutto nelle sue attività strategiche. Avere un unico strumento digitale a disposizione non solo aiuta a comprendere le aree di miglioramento dell’allocazione del budget per le trasferte, ma consente di confinare le scelte dei dipendenti alle linee guida della travel policy.