Zahlungsmanagement für Geschäftsreisen: Tools, von denen Unternehmen profitieren

Die Verwaltung von Reisezahlungen mit Firmenkarten ist nicht nur die Zukunft des Reisemanagements, sondern auch die vorteilhafteste Lösung. Hier, weil!

Die Verwaltung digitaler Zahlungen während der Geschäftsreise stellt einen Komfort und einen Vorteil in jeder Hinsicht dar: für den Mitarbeiter auf der Reise, für das Unternehmen, für das Reisebüro und für die Umwelt. Andererseits geht die Entwicklung von Technologien und Gewohnheiten, sowohl kollektiv als auch individuell, in Richtung einer bargeldlosen Zukunft und heute ist ein entscheidender Moment in diese Richtung. Tatsächlich ist es erst vor wenigen Tagen für alle Unternehmen verpflichtend geworden, Zahlungen in jeder Höhe zu akzeptieren, auch per Kreditkarte. In diesem Artikel möchten wir eine Bestandsaufnahme darüber machen, warum die Verwaltung von Geschäftsreisezahlungen mit virtuellen Schaltkreisen dabei hilft, Ausgaben, Berichterstattung und etwaige Beschwerden zu verwalten.

Unternehmen müssen die unterschiedlichsten Ausgaben verwalten, von der Reise bis zur Anreise vor Ort, von der Verpflegung bis zur Unterkunft. Wenn wir diese Kostenquoten mit allen reisenden Mitarbeitern multiplizieren, verstehen wir, wie wichtig es ist, alle Budgetbewegungen zu verfolgen und zusammenzuhalten. Firmenkarten, ob Kredit- oder Debitkarten, sind nützlich, um das Firmenbudget unter Kontrolle zu halten. Darüber hinaus ermöglichen digitale Zahlungsmethoden die Rückverfolgung aller mit dem Firmenkonto getätigten Ausgaben in einer einzigen Datenbank. Dank Anwendungstools, die alle Informationen sammeln, ist eine einfache Aufteilung von Kosten und Reisekosten möglich. Auf diese Weise sind die Verwaltungsstellen in der Lage, Reisekosten zu analysieren und relevante Informationen für das Management von Geschäftsreisen zu erhalten.

Die Vorteile einer Firmenkarte, die mit einem Konto auf einer Reisemanagementplattform verknüpft ist, sind vielfältig. Hier ist eine Liste solcher Vorteile:

• • Kontrolle der Reisekosten. Eine Firmenkarte für Reisekosten ermöglicht Ihnen eine bessere Kontrolle über Ihre wirtschaftlichen Bewegungen, aber auch mehr Transparenz und die Möglichkeit, Reisekosten zu analysieren. Dank zentralisierter Zahlungssysteme ist es möglich, Transaktionen zu überprüfen, um unbefugte Ausgaben oder solche, die nicht im Einklang mit den Reiserichtlinien des Unternehmens stehen, zu vermeiden.
  • Arbeitsoptimierung und Reiseschutz. Durch die Möglichkeit, die Spesenabrechnung in Echtzeit mithilfe einer Verwaltungssoftware zu überwachen, können Sie dank der zentralen Zahlung der Spesen die von den Mitarbeitern geforderten Vorschüsse deutlich reduzieren.
  • Reduzierung der indirekten Kosten. Durch die Vereinfachung der Reisekostenkontrolle sparen Sie Zeit und Geld. Ein vollständiger und gleichzeitig detaillierter Überblick über die Reisekosten verschafft Ihnen Verhandlungsmacht gegenüber Lieferanten.
  • Vereinfachung der Prozesse. In gewisser Weise ist dieser Vorteil transversal zu den oben aufgeführten, aber konzentrieren wir uns auf einen Aspekt: ​​Die Verfügbarkeit eines digitalen Archivs, das in Echtzeit mit Zahlungen ab demselben Konto aktualisiert und anpassbar ist, gewährleistet der Verwaltung eine entscheidende Reduzierung der Überprüfungszeit Ihre Spesenabrechnung.

Eine Reisebuchungssoftware stellt daher eine Lösung dar, die die Bezahlung von Geschäftsreisen erleichtert und die Produktivität des gesamten End-to-End-Prozesses steigert. Um die beste Buchungssoftware mit integrierter digitaler Zahlungsverwaltung auszuwählen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die App die Automatisierung der Datenverwaltung ermöglicht, von Reservierungen bis hin zu Kostenerstattungsanträgen.

Alma Travel, ein auf Geschäftsreisemanagement spezialisiertes italienisches Unternehmen, hat AlmAPP entwickelt, eine mobile Anwendung zur Digitalisierung des gesamten Geschäftsreiseprozesses von der Buchung der Reise bis zur Abrechnung der Ausgaben nach der Geschäftsreise.

Die Stärke dieses Tools liegt sicherlich in der Möglichkeit, das Benutzererlebnis individuell anzupassen, wodurch alle Reiseanfragen der Mitarbeiter zentral verwaltet werden können. Der Mehrwert von AlmAPP besteht darin, dass es sich zu 100 % in die Verwaltungssoftware des Unternehmens integriert und so eine schnelle und zeitnahe Kontrolle der Reisekosten ermöglicht. Alma Travel Management-Tools sind in der Lage, alle Daten und Details im Zusammenhang mit Mitarbeiterreisen zu verarbeiten, um das gesamte Bild und die Historie der Informationen zu berücksichtigen. Dieses Bewusstsein ist von strategischer Bedeutung für Unternehmen, die mit der Optimierung der Managementprozesse des Unternehmens und der zeitnahen Kontrolle der Reisekosten zu kämpfen haben.

Ein weiterer Service, mit dem wir besonders zufrieden sind, ist der detaillierte Bericht zu den CO2-Emissionen, den wir auf Anfrage basierend auf dem gewählten Transportmittel erstellen. Ein Mehrwert, den wir bieten und von dem wir glauben, dass er eine sehr wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung von Unternehmen und damit für die Gemeinschaft spielen kann.

Nicht zuletzt unser ESG-Zertifikat mit der Bewertung A+, das dazu beiträgt, eine nachhaltige Lieferantenkette in der ökologischen Nachhaltigkeitsbilanz der Unternehmen zu haben.